ジョブディスクリプションとは？書き方・記載項目をテンプレート付きで解説

ジョブディスクリプション（職務記述書）とは、特定の職務やポジションについて、主な業務内容や責任の範囲、必要なスキル・経験、期待される成果などを文章で整理した文書のことです。

職務の内容や求められる役割を関係者間で共有しやすくする目的で作成され、採用に加えて、人事評価や人材配置、能力開発などに活用されることもあります。

特に職務を基準とした人事管理を行う企業にとって、ジョブディスクリプションは職務内容を明確にするための基盤資料の一つといえるでしょう。

ジョブディスクリプションは、ジョブ型人事において、職務を基準とした採用・配置・評価などを行うための基礎となる文書です。

ジョブ型人事とは、職務内容や責任範囲、必要なスキルなどを明確にし、職務を基準として人材の配置や評価、処遇を行う人事管理の仕組みです。

ジョブディスクリプションに各職務の内容や要件を明記することで、企業は求める人材や評価基準を明確にしやすくなります。また、従業員も自身に求められる役割や期待される成果を把握することが可能です。

このように、ジョブディスクリプションは、ジョブ型人事を適切に運用するうえで重要な役割を果たします。

ジョブディスクリプションと求人票・職務経歴書の違いは、作成する目的と記載する内容にあります。ジョブディスクリプションは職務そのものを明確にすることを目的とする一方、求人票は求職者への募集情報の提供、職務経歴書は応募者の経験やスキルの説明を主な目的としています。

求人票・募集要項は、企業が人材を募集する際に使用する文書です。一方、ジョブディスクリプションは、採用だけでなく、人材配置や人事評価、育成などにも活用されます。両者には共通する記載項目もあり、ジョブディスクリプションをもとに求人票を作成することも可能です。

また、職務経歴書は、求職者自身がこれまでの経験や実績、スキルをまとめる応募書類です。企業が「その職務に何を求めるか」を示すジョブディスクリプションとは異なり、職務経歴書は「応募者がこれまで何を経験し、何ができるか」を伝える役割を持ちます。

ジョブディスクリプションを作成するメリットは、職務内容や必要な能力を明確にし、採用・評価・人材配置などの判断に活用できることです。

一方、職務範囲を厳格に定めすぎると、柔軟な業務分担が難しくなるほか、職務内容の変化に応じた更新にも手間がかかります。

導入する際は、メリットとデメリットの両方を理解し、自社の人事制度や業務の実態に合わせて運用することが重要です。

ジョブディスクリプションを作成することで、職務に求められる要件や期待される成果が明確になり、主に以下のメリットが期待できます。

　
このように、ジョブディスクリプションは、採用から配置・評価・育成まで幅広い人事業務に活用できます。

ただし、作成するだけで効果が得られるわけではありません。採用基準や評価制度、育成計画と連動させて運用することが重要です。

ジョブディスクリプションを作成することで、職務に求められる要件や期待される成果が明確になり、主に以下のメリットが期待できます。

　
ただし、ジョブディスクリプションを作成したからといって、必ずしも職務を固定する必要はありません。業務分担に柔軟性を持たせたり、異動や育成の機会を設けたりすることも可能です。

職務範囲を必要以上に限定せず、現場の実態に合わせて定期的に見直すことが、デメリットを抑えるポイントです。

ジョブディスクリプションそのものについて、法律上統一された書式や一律の項目数が定められているわけではありません。

何を記載するかは、採用、人事評価、人材配置など、ジョブディスクリプションを作成する目的によって変わります。

一般的には、「職務そのものに関する情報」と「その職務を担う人に求める要件・成果」に分けて整理すると分かりやすくなるでしょう。

まず、その職務がどのような仕事なのかを明確にします。代表的な項目には、次のようなものがあります。

　
すべての項目を必ず記載する必要はなく、自社の人事制度や職務の特性に応じて必要な情報を選びましょう。

次に、その職務を担当する人に求める能力や経験、期待する成果を整理します。

ジョブディスクリプションを求人・募集にも使用する場合は、職務内容だけでなく、法令に基づいて必要な労働条件を求職者へ適切に明示しなければなりません。

2024年4月1日施行の改正職業安定法施行規則により、募集時に明示すべき労働条件が追加されました。業務内容や契約期間、就業場所、労働時間、賃金などに加え、該当する場合には業務・就業場所の変更の範囲も明示が必要です。

有期労働契約については、契約更新の有無や判断基準を明示します。また、通算契約期間または更新回数に上限を設ける場合は、その内容も明示する必要があります。

自社の求人票がこれらの項目を満たしているか、あらためて確認しておきましょう。

ジョブディスクリプションと求人票を別の文書として管理する場合は、ジョブディスクリプションでは職務内容や責任範囲を中心に整理し、求人票などで募集時に必要な労働条件を漏れなく明示する方法もあります。

参考：2024（令和6）年4月1日施行 改正職業安定法施行規則 (PDF形式)(586KB)（厚生労働省サイトに遷移します。）

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ジョブディスクリプションは、思いついた項目を書き並べるのではなく、対象となる職務を決めたうえで現場の実態を把握し、職務内容や要件を整理していくことが重要です。

基本的な作成手順は次のとおりです。

1. 利用目的と対象ポジションを決める
2. 現在の担当者・上司にヒアリングする
3. 職務の目的・ミッションを定義する
4. 職務内容・責任・権限を整理する
5. 必要な経験・スキルと期待成果を定める
6. 現場・人事でレビューして確定する

最初に、ジョブディスクリプションを何のために作成するのかを明確にします。

採用に利用するのか、人事評価や人材配置に活用するのかによって、必要な項目や記載する内容は変わってきます。

また、すべての職務を一度に整備しようとすると、作成やレビューの負担が大きくなりがちです。

そのため、まずは採用ニーズの高いポジションや、職務範囲を比較的整理しやすいポジションから着手し、徐々に対象を広げる方法も有効です。

次に、実際にその職務を担当している人や上司にヒアリングを行います。

可能であれば、複数の現職者や管理職から情報を集めることで、特定の個人の仕事の進め方に偏らず、職務そのものを整理しやすくなります。

たとえば、次のような内容を確認しましょう。

• 日常的にどのような業務を行っているか
• 業務を遂行するうえで必要なスキルや知識は何か
• 高い成果を出している人に共通する行動や経験は何か
• 採用時や配属時にどのようなミスマッチが起きやすいか
• どのような責任や判断権限を持っているか

実態に即したジョブディスクリプションを作成するためには、この段階で実際の業務内容をできるだけ正確に把握することが欠かせません。

ヒアリングで集めた情報をもとに、その職務が組織の中でどのような役割を担うのかを整理します。

単に「どのような作業をするか」を並べるのではなく、その職務が「なぜ存在するのか」「何を達成することが期待されているのか」を明確にすることがポイントです。

職務の目的が曖昧なままだと、後から決める業務内容や期待成果にもズレが生じやすくなります。

たとえば1〜3文程度を目安に、職務の存在意義やミッションを簡潔に言語化すると分かりやすいでしょう。

次に、ヒアリングで収集した情報を整理し、主な職務内容をまとめます。

業務は重要度や頻度などを考慮し、主要な業務から順に並べると分かりやすくなります。

また、「何に対して責任を負うのか」と「どこまで自分の判断で決定・承認できるのか」は分けて整理することが重要です。

あわせて、直属の上司や主な報告先となるレポートラインも明確にしておくと、組織内での役割を理解しやすくなるでしょう。

次に、その職務を担当するうえで必要なスキルや知識、資格、経験を整理します。

現場から挙げられた要望をすべて必須条件にしてしまうと、要件が過剰になり、応募条件を満たす人材が極端に少なくなりかねません。

そのため、「業務遂行に不可欠な必須条件」と「持っていれば望ましい歓迎条件」を分けて整理しましょう。

さらに、その職務に期待する成果と、必要に応じて目標達成度や進捗を確認するための評価指標も設定します。

ジョブディスクリプションのドラフトが完成したら、人事部門と現場責任者を中心に内容を確認します。必要に応じて、経営層や関連部門にもレビューを依頼しましょう。

確認すべき主なポイントは次のとおりです。

• 実際の職務内容と記載内容にズレがないか
• 責任と権限の範囲が明確になっているか
• 必須要件が過剰になっていないか
• 期待成果や評価指標が現実的か
• 職務遂行との関係を合理的に説明できない条件や属性を、不必要に要件化していないか
• 採用や評価の実務で利用できる内容になっているか

関係者による確認と必要な承認を経て、正式なジョブディスクリプションとして確定します。

ジョブディスクリプションには統一された書式はありませんが、基本となる項目をテンプレート化しておくと効率的に作成できます。

ここでは、汎用的に使いやすい基本テンプレートと営業職の記載例を紹介します。

ジョブディスクリプションを求人・募集にも利用する場合は、法令上必要となる労働条件を確認したうえで、求人票などで適切に明示してください。

すべての項目を盛り込む必要はありません。利用目的に合わせて必要な項目を選ぶことが大切です。

このように業務内容だけでなく、責任範囲や成果の基準まで整理しておくと、採用後に期待される役割を共有しやすくなります。

ジョブディスクリプションを作成する際は、「コミュニケーション能力が高い人」「主体性がある人」といった、評価者によって解釈が変わる表現だけで要件を示すのは避けた方がよいでしょう。

できるだけ、実際の行動や経験として確認できる表現に置き換えることが重要です。

　
抽象的な人物像ではなく、職務遂行に必要な行動や能力として表現することで、採用時や評価時の判断基準を共有しやすくなります。

ジョブディスクリプションは、一度作成して終わりにできるものではありません。

実際の業務で活用するためには、職務を細かく限定しすぎないこと、特定の担当者に合わせすぎないこと、定期的に内容を見直すことが重要です。

ジョブディスクリプションで業務を細かく定義しすぎると、組織や業務の変化に柔軟に対応しにくくなる可能性があります。

特に、記載された業務のみを担当するよう厳格に運用すると、次のような問題が生じかねません。

• 業務分担の硬直化：担当範囲外の業務や突発的な依頼に対応しにくくなる
• 部署間連携の停滞：他部署との協力が必要な場面で、役割分担の調整が難しくなる

そのため、日常的な作業手順まで細かく定めるのではなく、主要な業務や責任範囲を明確にしたうえで、関連業務にも柔軟に対応できる余地を残すことが重要です。

ジョブディスクリプションを作成するときは、現在その職務を担当している一人の従業員だけを基準にしないよう注意が必要です。

一人の担当者だけを参考にすると、その人独自の仕事の進め方や、本人がたまたま持っているスキルまで職務要件として記載してしまう可能性があります。

可能であれば複数の担当者や上司からヒアリングし、共通して必要な業務やスキルを整理しましょう。

「現在の担当者が何をしているか」ではなく、「その職務に本来何が求められているか」という視点で定義することが重要です。

ジョブディスクリプションは、事業環境や組織体制の変化に合わせて見直す必要があります。

たとえば、次のようなタイミングで内容を確認するとよいでしょう。

• 組織改編が行われたとき
• 新規事業やサービスが始まったとき
• 業務で使用するシステムやツールが大きく変わったとき
• 担当する業務や責任範囲が変更されたとき
• 人事評価制度や組織体制を見直したとき

たとえば年に1回の定期レビューに加え、組織改編や業務変更が発生した際に随時見直す方法もあります。ただし、適切な頻度は事業や職務の変化の大きさによって異なる点に留意してください。

見直しのタイミングや責任者をあらかじめ決めておくことが、ジョブディスクリプションの形骸化を防ぐうえで有効です。

ジョブディスクリプションは、作成して終わりではなく、採用や人事評価、人材配置、育成などの人事施策に継続的に活用することが重要です。そのためには、職務ごとに求めるスキルや経験、期待される成果と、従業員が持つ職務経歴や所属などの人材情報を一元的に管理できる環境が欠かせません。

東芝の人財管理ソリューション「Generalist」は、人事管理から人材育成までを支援するサービスです。なかでも「Generalist/HR」では、従業員の基本情報や職務経歴、組織情報などをまとめて管理でき、人員配置にも活用できます。ジョブディスクリプションと人材情報をあわせて運用することで、採用・配置・育成に関する判断材料として活用しやすくなります。

ジョブディスクリプションを実際の人事施策につなげたい場合は、Generalist/HRの活用を検討してみてください。

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