要員計画とは？メリットや立て方、作成手順、ポイントを解説

要員計画とは、経営計画や事業計画を実現するために、将来必要となる人員数や配置、採用・育成などを計画することです。

「現場が『人が足りない』と言っているから増やそう」という感覚的な判断ではなく、事業の成長や業務量の変化を踏まえ、「いつ、どの部署に、どれくらいの人材が必要か」を検討し、現在の人員との過不足を把握し、必要に応じて調整します。人手不足や人材の偏りを防ぎやすくし、経営戦略と人事施策を連動させるために重要な取り組みです。

要員計画と採用計画の違いは、以下のとおりです。

採用計画は、要員計画で明らかになった人材ニーズをもとに、「どのような人材を、何人、いつまでに採用するか」といった採用活動の具体的な内容を定める計画です。

採用人数だけでなく、採用要件や選考方法、採用手法、スケジュール、予算なども検討します。つまり、要員計画が必要な人員数や配置など、人材全体について検討するのに対し、採用計画は不足する人材を採用によって補うための計画といえます。

人員計画は、要員計画をもとに、現在の社員を含めて「誰をどの部署に配置するか」「どのようなスキルを持つ人材が必要か」などを具体化する計画です。つまり要員計画が土台となる大きな方針を示し、人員計画によって現場レベルの具体的な配置に落とし込むという関係にあります。

ただし、「要員計画」と「人員計画」には明確な定義はありません。一般的な区別では、要員計画は必要な人材の全体像を捉え、人員計画が具体的な配置や人材要件に落とし込むものと考えると分かりやすいでしょう。

要員計画を作成する目的は、事業計画や経営戦略の実現に向けて、必要な人材を適切な時期に確保し、配置することです。そのためには、人員数だけでなく、求めるスキルや経験、配属先まで具体的に整理する必要があります。

「現場から人手が足りないと言われたから増員する」といった感覚的な判断ではなく、次の項目を会社全体の方針と結びつけて明確にすることが重要です。

• いつまでに人材が必要なのか
• どの部署・職種に配置するのか
• どのようなスキルや経験が必要なのか
• 何人確保する必要があるのか

現在の人員構成と将来必要となる人員構成を比較すれば、人数やスキルの過不足を可視化できます。その差をもとに、採用、異動・配置転換、人材育成などの施策を計画的に進めることが可能です。

また、採用人数や採用時期を合理的に決められるほか、適材適所の人員配置や中長期的な人材育成にもつながります。要員計画は、人手不足に対応するだけでなく、限られた人材を有効に活用し、事業の成長を支えるための重要な計画です。

要員計画を立てる主なメリットは、以下のとおりです。

• 人手不足の解消
• 採用のミスマッチの防止
• 人事業務の効率化

要員計画では、現在の人員数と将来必要となる人員数を比較し、不足する人材を早期に把握することができます。不足分について、採用だけでなく、社内異動や業務効率化、既存社員の育成など複数の方法を検討できるため、計画的な人手不足対策が可能です。

また、現場から「人が足りない」と言われたときに、その不足の原因を整理して考えられるようになります。単純に人数そのものが足りない場合もありますが、実は特定の業務を担える人材だけが不足していたり、部署間で人員配置に偏りが生じていたりすることもあるでしょう。

必要な人材や人員数をあらかじめ整理・予測することで、原因ごとに社内での異動や業務委託、派遣スタッフの活用、業務の自動化といった適切な対応策を選べるようになります。

要員計画を立てると、各部署に必要な人数だけでなく、求められるスキルや経験などの人材要件も明確になります。

そのため、「営業を1人増やす」といった単純な人数合わせの採用ではなく、必要なスキルや経験に加え、実際に任せたい業務内容まで明確にしたうえで採用活動を進められるようになります。

必要性が曖昧なまま採用するケースを減らし、自社や配属先に適した人材を採用しやすくなるでしょう。現場のニーズも計画に反映すれば、入社後の業務とのミスマッチや早期離職の防止にもつながります。

要員計画によって、採用・配置・育成などで必要な人材を事前に把握できるため、人事業務を効率的に進めやすくなります。

例えば、採用人数や時期をあらかじめ整理しておけば、採用活動を場当たり的に行う必要がありません。必要な人材や不足するスキルを可視化することで、人材育成の優先順位も決めやすくなります。

また、あらかじめ退職や休職による人員の減少、採用にかかる期間なども見込んで計画することで、人事施策全体の効率化につながります。

要員計画では、事業計画や現場の業務量をもとに、適正な人員数を算出します。代表的な方法が「トップダウン方式」と「ボトムアップ方式」です。

トップダウン方式は経営・財務面から、ボトムアップ方式は現場の業務量から必要な人員数を算出します。どちらか一方だけで判断するのではなく、双方の結果を比較して調整することで、経営と現場の両面を考慮した計画を立てやすくなります。

トップダウン方式は、売上目標や利益計画、人件費などの経営指標をもとに、全社で必要な人員数を算出する方法です。経営戦略や予算と連動させやすく、人件費が過大になるのを防ぎやすい点がメリットです。

以下の項目などから人数を逆算していきます。

• 売上
• 人件費
• 利益
• 損益分岐点

売上高や労働分配率（付加価値に対する人件費の割合）から算出すると以下のようになります。
必要な人員数 =（年間売上高×付加価値率×労働分配率）÷1人当たり人件費

利益計画をもとに人件費に充てられる金額を逆算して算出すると、以下のようになります。
必要な人員数 =（売上高－変動費－固定費（人件費以外）－目標利益）÷1人当たり平均人件費

一方、現場の業務量や人手不足が十分に反映されない可能性があるため、現場の実態と照らし合わせて調整する必要があります。

ボトムアップ方式は、各部署の業務量や現場からの要望を積み上げ、必要な人員数を算出する方法です。実際の業務内容や繁忙状況を反映しやすく、部署ごとの人手不足や必要なスキルを把握しやすい点が特徴です。

計算式に当てはめると以下のようになります。
必要な人員数 = 総業務量÷（従業員1人あたりの標準業務量×所定労働時間）

一方、現場の要望をそのまま反映すると、人件費が予算を超える可能性があります。そのため、トップダウン方式の結果と比較し、適正な人員数を検討することが重要です。

要員計画は、現状の人員を把握したうえで、将来必要となる人材とのギャップを確認し、採用や配置、育成などの対応策を決めていきます。 

一般的には以下の手順で進めます。

1. 現状把握
2. 要員調査
3. 要員の調整
4. 採用計画の立案
5. 要員計画の策定・運用

経営計画と現場のニーズの両方を踏まえ、中長期的な視点で検討することが重要です。

まず、部署・職種ごとの在籍人数や雇用形態、年齢、スキルなどを整理し、現在の人員状況を把握します。

あわせて、退職や休職、部署間の異動などによる人員の増減人数と、内定者など今後増える予定の人数も確認しましょう。現状を正確に把握することで、現在の人員と将来必要な人員とのギャップを明確にできます。

次に、事業計画や業務量をもとに、将来必要となる人員数や人材要件を調査します。経営計画から必要人数を算出するトップダウン方式と、各部署へのヒアリングから必要人数を算出するボトムアップ方式の両面から検討すると、経営と現場の双方を反映した要員ニーズを把握しやすくなります。

要員調査で把握した必要人数と現在の人員を比較し、過不足を調整します。人員不足の場合、その不足が本当に人数の問題なのか、それとも特定のスキルを持つ人がいないだけなのか、部署間で人の配置が偏っているだけなのかを見極めることが重要です。

また、人員を追加する場合は採用だけでなく、社内異動や人材育成、業務効率化、外部委託なども選択肢として検討します。一方、人員が過剰な場合は、配置転換などを含めて適正な人員数を検討します。短期的な不足だけでなく、中長期的な事業計画も考慮することが重要です。

要員の調整の結果、不足する人材を採用によって補う必要がある場合は、採用計画を立案します。必要な人数だけでなく、職種やスキル、経験、採用時期などを具体化し、事業計画に合わせて採用スケジュールを設定します。採用だけに頼るのではなく、異動や育成などの方法と比較しながら、必要な人材をどのように確保するか検討することが大切です。

最後に、これまでの検討結果をまとめ、必要な承認を得たうえで要員計画を決定します。策定後は計画どおりに採用・配置・育成を進めるだけでなく、事業環境や人員状況の変化を確認し、必要に応じて計画を見直しましょう。

また、並行して以下の取り組みも進めます。

• 人事システムの整備
• 人材育成
• 業務改善や効率化

要員計画は一度作成して終わりではなく、定期的に更新しながら運用することが重要です。

要員計画には、現在の人員数と将来必要となる人員数を把握・比較するための項目を記載します。具体的には、部署・在籍人数・増減人数・要員要望人数・配員決定数などが挙げられます。

配員決定数は、以下の項目で分類すると分かりやすいでしょう。

• 新卒採用
• 中途採用
• パート、アルバイト
• 派遣
• 人事異動

要員計画表の具体例は、以下のとおりです。

また、対象ポジションに必要なスキル・経験を具体的な言葉で書いておくと、入社後の役割とミスマッチによる早期離職を防ぎやすくなります。採用や育成などの施策、実施時期、必要な人件費なども整理しておくと、計画を具体的な行動につなげやすくなります。

要員計画は、単に必要な人数を算出するだけでなく、事業環境や人材の変化を踏まえて作成することが重要です。将来の人員数や人件費をシミュレーションし、採用・異動・育成など複数の方法を組み合わせて実現可能な計画を立てます。

また、現場の意見を反映し、定期的に計画と実績の差を確認して見直しましょう。

要員計画では、将来の人員数や人件費がどのように変化するかをシミュレーションすることが大切です。

シミュレーションでは、以下のような人員の変動要員を考慮します。

• 採用
• 退職
• 異動
• 昇格
• 休職

採用・退職だけでなく、異動や昇格なども考慮し、複数のケースを想定すると、環境変化に対応しやすくなります。例えば、採用人数や退職者数を変えて試算することで、必要な人員や人件費への影響を事前に把握できます。

要員計画は、必要人数を確保できるかどうかまで考慮して、実現可能な内容にする必要があります。採用市場の状況や採用の難しさ、予算、育成にかかる期間などを踏まえ、採用だけに依存しないことが重要です。

不足する人材については、社内異動や既存社員の育成、業務効率化なども選択肢に含め、現実的な人材確保策を検討しましょう。

要員計画では、現在の在籍人数だけでなく、将来的な退職者の発生も見込む必要があります。年齢構成や過去の退職傾向などを参考に、将来的な退職者数を一定見込んでおくと、将来的な人員不足に備えやすくなります。

特に、特定の社員に業務やスキルが集中している場合は、後任の育成や業務の引き継ぎまで含めて計画することが重要です。

要員計画は一度作成したら終わりではなく、事業環境や人員状況に応じて定期的に見直すことが重要です。採用実績、退職者数、産休や育休などによる一時的な人員減少、業務量などを計画と比較し、想定との差が生じていれば原因を確認します。

そのうえで、採用人数や配置、育成計画などを修正し、実態に合った計画へ更新しましょう。

経営側だけで要員計画を作成すると、実際の業務量や必要なスキルが十分に反映されない可能性があります。

そのため、各部署の管理職や現場担当者から、業務量や繁忙期、必要なスキル、人員不足の状況などをヒアリングすることが大切です。経営側の方針と現場のニーズをすり合わせることで、より実態に即した要員計画を作成できます。

人員不足への対応は、採用だけではありません。既存社員のスキルや能力を把握し、不足している能力を育成することも重要です。

必要なスキルと現在の能力とのギャップを分析し、研修やOJT、資格取得支援、ジョブローテーションなどを計画的に実施しましょう。人材育成を要員計画と連動させることで、中長期的な人材確保にもつながります。

要員計画に必要なデータを勤怠管理システムや人事システムに集約すると、従業員の在籍状況や勤務実績、所属、異動履歴、保有スキルなどを把握しやすくなります。

表計算ソフトで複数のファイルを個別に管理する場合と比べ、転記や更新、集計にかかる手間を削減できます。データの重複や更新漏れを防ぎやすくなり、最新の人員状況を確認できることもメリットです。

システムの機能や連携範囲によって異なりますが、主に以下の情報を管理・参照できます。

• 在籍人数、雇用形態、所属などの人員情報
• 出勤日数、労働時間、残業時間、休暇取得状況などの勤怠実績
• 保有資格、業務経験、スキル 
• 人事評価 
• 配属・異動履歴
• 担当業務や役割　

これらの実績データと要員計画を照らし合わせれば、部署やプロジェクトごとの人員の過不足を把握できます。例えば、残業時間が継続的に多い部署では、増員や業務配分の見直しを検討するといった判断が可能です。

さらに、将来必要となる人数やスキルと、現在の人材構成との差を可視化することで、採用・人材育成・配置転換の優先順位も決めやすくなります。要員計画を人事・勤怠データと連動させれば、勘や経験だけに頼らず、実績に基づいた人員配置を進められるでしょう。

員計画は、経営計画や事業計画を実現するために、必要な人材の人数や配置、採用・育成などを中長期的に検討する取り組みです。現在の人員状況と将来必要となる人材を比較し、採用や異動、人材育成などの施策につなげることで、人手不足の解消や適正配置、人事業務の効率化が期待できます。

精度の高い要員計画を立てるためには、在籍人数や所属、勤怠実績、異動履歴などの人事データを継続的に把握し、計画と実績の差を確認しながら見直していくことが重要となります。複数のファイルで人事情報を管理している場合は、情報の更新や集計に手間がかかるため、人事システムを活用して必要なデータを一元管理すると効率的です。

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