出張手当とは？税金に関するルールや相場、導入手順を解説

出張手当とは、役員・従業員が通常の勤務地を離れて職務を遂行する出張に際し、会社が支給する金銭です。一般に「日当」とも呼ばれ、出張中の食事代、通信費、少額の雑費、時間的・身体的な負担などを補う目的で、旅費規程に基づき定額支給されます。

一方、鉄道・航空運賃やホテル代は、実際に生じた費用を領収書や利用明細に基づいて精算するのが基本です。もっとも、会社が宿泊料を定額または上限付きで支給する例もあるため、名称ではなく「何の費用を、どの基準で支給するか」を規程上明確にしましょう。

出張手当そのものを支給する法律上の一律義務はありません。ただし、合理的な就業規則を従業員に周知し、その内容が労働契約を補充している場合には、規程どおりの運用が必要になります。

出張手当は、支給条件や金額によって税務上の取扱いが異なります。会社の旅費規程などに基づき、出張のために通常必要と認められる範囲で支給する場合は、従業員側で所得税が非課税となるほか、会社側でも一定の税務上の取扱いが認められる仕組みです。

一方、通常必要と認められる範囲を超える部分など、非課税の要件を満たさない支給については、給与として課税される可能性があります。

ここでは、出張手当が所得税上非課税となる条件と、会社側の消費税の取扱いについて解説します。

参考：No.6459　出張旅費、宿泊費、日当、通勤手当などの取扱い（国税庁のサイトに遷移します）

出張手当には、法律で「1日〇円まで」と定められた一律の非課税上限額はありません。出張のために通常必要と認められる範囲内で支給される旅費や日当等は、所得税上、原則として非課税となります。

通常必要と認められる範囲かどうかは、旅行の目的や期間、職務内容、役職などのほか、社内における支給額のバランスや、同業種・同規模の他社の支給水準なども踏まえて判断されます。

そのため、単に高額すぎなければよいというものではありません。会社の出張旅費規程に基づき、自社の出張実態や他社の支給水準などを踏まえて合理的な金額を設定することが重要です。

また、業務上必要な出張に伴う支給については、その内容や支給先、金額などに応じて法人税上の費用として取り扱われる場合があります。国内出張については、通常必要と認められる部分について、一定の要件のもとで消費税の仕入税額控除の対象となります。

役員・従業員等に支給する国内出張の旅費や宿泊費、日当等のうち、通常必要と認められる部分は、消費税法上の課税仕入れとして扱われます。課税仕入れに該当する支出は、一定の要件を満たすことで仕入税額控除の対象となり、納付する消費税額の計算上、仕入れにかかる消費税額を差し引くことが可能です。

原則として、仕入税額控除を受けるには、一定の事項を記載した帳簿と適格請求書等の保存が必要です。ただし、役員・従業員等に支給する国内出張の旅費や宿泊費、日当等のうち、通常必要と認められる部分については特例が設けられています。

通常必要と認められる部分については、一定の事項を記載した帳簿を保存することで、適格請求書等の保存がなくても仕入税額控除を受けられます。

海外出張のために役員・従業員等へ支給する旅費や宿泊費、日当等は、原則として消費税の課税仕入れに該当しません。そのため、原則として仕入税額控除の対象にはなりません。

国内出張分を課税仕入れとして処理している場合は、海外出張分と区分して管理しておくことが、適切な経理処理につながります。

このように、国内出張と海外出張では消費税の取扱いが異なります。適切に経理処理できるよう、それぞれを区分して管理しておくことが大切です。

出張手当を適切に支給することで、一定の要件を満たす場合には、従業員や会社の税・社会保険料の負担軽減につながる可能性があります。また、実費精算の手間を減らすことで、経費精算業務の効率化にもつながるでしょう。

従業員にとっては、出張に伴う金銭的な負担を軽減できる点もメリットです。

ここでは、出張手当を導入することで得られる主なメリットを紹介します。

出張手当を導入するメリットの一つは、一定の要件を満たすことで、会社と従業員双方の税・社会保険の負担軽減につながることです。

会社側では、適正な出張手当を損金に算入でき、課税所得を計算する際に費用として扱えます。また、国内出張のために支給する出張手当のうち、業務上必要と判断される範囲は、課税仕入れとして扱われ、一定の要件のもとで仕入税額控除を受けることが可能です。

一方、従業員側では、出張のために通常必要と認められる範囲内の旅費や日当等は、所得税上、原則として非課税です。また、事業主が負担すべき費用について、実費弁償的な性質が認められる出張旅費などは、原則として社会保険料の算定対象となる報酬には含まれません。

ただし、名称だけで判断されるものではなく、支給目的や金額、実態などを踏まえて判断する必要があります。

日当で補う費用を定額化すれば、従業員が少額の飲食費や通信費などの領収書を一件ずつ申請する作業を減らせます。経理担当者も、個々の雑費ではなく、出張の事実と規程上の支給条件を中心に確認できるようになります。

ただし、定額支給であっても、出張申請書や上長の承認記録、出張報告書などを適切に管理することが重要です。

出張の事実や支給内容を確認できる記録が不十分だと、支給の妥当性を説明しにくくなり、税務上の取扱いについて指摘を受けるリスクが高まります。

出張では、通常勤務より早い移動、外食、通信、荷物の管理など、金額を領収書だけで把握しにくい負担が生じます。一定の日当を支給することは、こうした負担への会社の配慮を示す手段になります。

適正な支給額を設定し、公平なルールに基づいて運用することで、従業員が安心して出張業務に取り組みやすい環境を整えられるでしょう。

出張手当には事務効率化などの利点がある一方、新たな支出、規程整備、税務上の説明責任が生じます。導入前に年間コストと運用体制を見積もり、制度を継続できるか検討することが欠かせません。

出張手当の導入は、会社の支出が増える要因になる場合があります。交通費や宿泊費に加えて日当を支給する場合、その分の費用負担が生じるためです。

日当とは、旅費規程に基づき、役職や出張条件などに応じて定額で支給する手当を指します。法律上の支給義務はありませんが、制度を導入すれば出張の都度、日当の支給費用が発生します。

特に、出張頻度の高い部署や長期出張が多い企業では、年間の支給総額が大きくなる可能性があるでしょう。

出張手当は、その内容や支給先、金額などに応じて法人税上の費用として取り扱われる場合がありますが、会社から現金支出がなくなるわけではありません。そのため、出張の頻度や対象者数も踏まえ、継続して支給できる金額を設定することが重要です。

適正に運用するには、出張の定義、対象者、交通手段、宿泊料、日当、日帰り・宿泊・海外の区分、申請期限、承認権限、例外処理などを規程に落とし込む必要があります。現場、人事、経理の認識を合わせる作業にも相応の時間を要するでしょう。

さらに、常時10人以上の労働者を使用する事業場では、出張旅費規程の制定・変更が就業規則の作成・変更に該当する場合、所定の手続きが必要です。

出張旅費規程の制定・変更が就業規則の作成・変更に該当する場合は、過半数労働組合または労働者の過半数代表者から意見を聴いたうえで、労働基準監督署への届出が必要です。

出張手当を適切に経費処理し、従業員側で非課税とするには、支給額が通常必要と認められる範囲内であることが重要です。法律で一律の上限額は定められていませんが、会社が自由に金額を設定できるわけではありません。

通常必要と認められる範囲を超える部分については、給与として課税される可能性があります。また、出張の事実や支給根拠を確認できる記録が不十分な場合、支給の妥当性を説明しにくくなる点にも注意が必要です。

旅費規程に沿って合理的な金額を設定し、出張の事実や支給内容を確認できる記録を適切に残しておきましょう。

出張手当の金額は、役職や出張の種類によって異なります。出張手当の金額には、法律で定められた一律の基準はありません。自社の出張実態に加え、公的な調査や同業種・同規模の企業の支給水準などを参考に、合理的な金額を設定することが重要です。

ここでは、国内・海外それぞれの相場を具体的な数字で見ていきましょう。

財務省委託の「民間企業における出張旅費規程等に関するアンケート」では、国内・海外の出張の日当などを支給している企業における平均支給額などが調査されています。

参考：民間企業における出張旅費規程等に関するアンケート報告書 (PDF形式)(2.16MB)（財務省のサイトに遷移します）

ただし、調査対象や集計条件によって金額は異なるため、調査結果はあくまで支給額を検討する際の参考値として活用しましょう。

また、海外出張では、渡航先の物価や地域、為替などを考慮して日当を設定する企業もあります。国内・海外を問わず、自社の出張実態に合った合理的な基準を設け、出張旅費規程に沿って一貫して運用することが重要です。

出張手当を導入・運用する際には、注意すべき点があります。特に、旅費規程に定めた支給条件や金額の取扱い、従業員への周知が不十分だと、認識の相違や支給をめぐるトラブルにつながる可能性があるため注意が必要です。

ここでは、出張手当を支給する際に押さえておきたい2つの注意点を紹介します。

出張手当は法律で一律に支給が義務付けられているものではなく、導入するかどうかは各企業が判断できます。一方、就業規則や出張旅費規程に支給条件や金額を定め、その内容が労働契約の内容となっている場合は、原則として規程に沿った運用が必要です。

定めた条件を満たしているにもかかわらず手当を支給しない場合、従業員とのトラブルにつながる可能性があります。また、制度の変更や廃止が就業規則の変更に該当する場合は、所定の手続きが必要になることもあるため注意が必要です。導入時には、継続的に運用できる支給条件や金額を設定しておきましょう。

出張旅費規程を新しく作成したり見直したりした際は、従業員への周知が重要です。制度の趣旨や支給基準、申請方法などを具体的に説明することで、従業員の理解を得やすくなります。周知が不十分だと、必要な申請や記録の不備につながる可能性があるため注意が必要です。

従業員に周知しておきたい主な内容は、以下のとおりです。

また、部署や役職によって出張頻度に差がある場合は、支給基準の公平性にも配慮しましょう。手当の趣旨から申請方法、不正時の対応まで明確に周知しておくことで、従業員が迷わず適切に申請できる環境を整えられます。

出張手当を新しく導入する際は、金額を決めてすぐに支給を始めるのではなく、必要な準備を順序立てて進めることが大切です。出張旅費規程の策定から運用開始後の見直しまで、ここでは導入の流れを4つのステップに分けて解説します。

全体の流れは、以下のとおりです。

なお、常時10人以上の労働者を使用する事業場では、出張旅費規程の制定・変更が就業規則の作成・変更に該当する場合、所定の手続きが必要です。過半数労働組合または労働者の過半数代表者から意見を聴き、労働基準監督署へ届け出なければなりません。

最初のステップは、出張旅費規程を作成することです。規程には、出張と通常の外出を区別する基準（勤務地からの距離、所要時間、宿泊の有無など）や手当の支給額、交通費・宿泊費の取扱いなどを明確に定めておくことが重要です。

支給額を決める際は、出張の頻度や同業種・同規模の他社の支給水準などを参考にします。必要に応じて役職や出張先なども考慮し、合理的な金額を設定しましょう。また、会社の決裁ルールに従って必要な承認を得るほか、就業規則の変更に該当する場合は所定の手続きも確認する必要があります。

人事・経理部門だけでなく、実際に出張する部署の意見も取り入れると、実態に即した規程を作りやすくなります。役職や職務内容、出張の実態など合理的な基準を設けずに、特定の役員や従業員だけに高額な手当を設定することは避け、公平かつ合理的に運用できるルールを整えましょう。

出張旅費規程を策定したら、次に出張の申請から手当の支給までの流れを整備します。申請期限や承認者、手当の支給時期などを決め、従業員が迷わず手続きできる仕組みを整えましょう。

出張申請書には、目的地や期間、出張目的などの必要事項を記載することで、出張の内容を確認しやすくなります。また、申請後に誰が承認し、出張後にどのような報告や精算を行うのかまで明確にしておくことが重要です。

申請から承認、出張後の報告、手当の支給までの一連の流れをルール化しておけば、申請漏れや認識の相違を防ぎやすくなり、経理担当者の確認作業もスムーズに進められます。

規程と申請フローが整ったら、その内容を従業員へわかりやすく周知します。制度の目的、支給基準、対象となる出張、具体的な申請方法などを説明し、従業員が内容を確認できる状態にしておくことが重要です。

周知が不十分だと、申請や記録に不備が生じ、出張の事実や支給の妥当性を確認しにくくなる可能性があります。また、部署や役職によって出張頻度や支給額に差がある場合は、制度の目的や支給基準を明確に伝えることも大切です。

必要な手続きやルールを具体的に周知し、従業員が迷わず適切に申請できる環境を整えましょう。

準備が整ったら開始日を決め、制度の運用を始めます。開始後は、申請漏れや手続き上の問題がないかを確認し、現場からの意見も参考にしながら課題を整理しましょう。必要に応じて、規程との整合性を確認したうえで運用方法を改善することが重要です。

また、一度制度を作って終わりにするのではなく、支給額や支給条件が実態に合っているかを定期的に確認します。出張の実態や物価の変動、関連する法令・制度の改正なども踏まえ、必要に応じて規程を見直しましょう。

継続的に制度を確認・改善することで、従業員との認識のずれを抑え、出張手当を適切に運用しやすくなります。

出張手当は、一定の要件を満たして適切に運用することで、従業員と会社の双方に税務上のメリットが期待できます。一方、制度の導入・運用にあたっては、規程の整備や申請・承認など、さまざまな管理業務が発生します。

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