就業規則変更届とは？
必要書類・書き方・提出方法をわかりやすく解説

就業規則変更届とは、就業規則を変更した際に、所轄の労働基準監督署へ提出する届出書です。労働基準法第89条により、常時10人以上の労働者を使用する事業場では、就業規則を新たに作成した場合だけでなく、変更した場合も届出が義務付けられています。

変更内容が一部であっても提出が必要です。変更後は、就業規則を従業員へ周知することも法律で義務付けられています。

参考：労働基準法（e-Gov 法令検索サイトへ遷移します。）
参考：就業規則の作成・変更・届出（厚生労働省サイトへ遷移します。）

就業規則変更届を提出する際は、主に「就業規則変更届」「労働者代表の意見書」を準備します。変更箇所がわかりにくい場合は、新旧対照表を添付すると変更内容の確認が円滑になります。

意見書とは、就業規則を作成・変更する際に、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合はその労働組合、ない場合は労働者の過半数を代表する者から意見を聴取したことを証明する書類です。

労働基準法第90条では、就業規則を届け出る際に意見書の添付が義務付けられています。意見書は法律上必要な添付書類であり、不備がある場合は補正などを求められる可能性があります。

過半数代表者は管理監督者ではなく、就業規則の変更について意見を聴取する者を選ぶことを明らかにした上で、投票・挙手等により選出され、使用者の意向に基づいて選出された者でないことが必要です。

年次有給休暇管理簿には、労働者ごとに「基準日」「取得日（取得時季）」「取得日数」の3項目を記載します。 様式に決まりはありませんが、これらの必要事項を記載し、取得状況を正確に管理することが重要です。

就業規則変更届は事業場ごとに提出するのが原則ですが、一定の要件を満たす場合は一括届出制度を利用することも可能です。提出後は、変更した就業規則を従業員へ周知する義務も忘れてはいけません。

就業規則変更届には法定の定型様式はありませんが、厚生労働省が様式例を公開しています。厚生労働省の様式に沿って記載することで、スムーズに就業規則変更届を作成できるでしょう。

電子申請でも基本的な記載事項は紙による届出と共通していますが、実際の入力は申請画面の案内に従います。事前に記入項目を整理しておくとスムーズに手続きを進められます。

参考：主要様式ダウンロードコーナー （労働基準法等関係主要様式）（厚生労働省サイト「主要様式ダウンロードコーナー （労働基準法等関係主要様式）」へ遷移します。）

就業規則変更届に記入する内容は、以下のとおりです。

一括届出制度は、本社と本社以外の就業規則変更届を、本社を管轄する労働基準監督署にまとめて届け出ることができる仕組みです。ただし、対象となる本社・各事業場の就業規則が、変更前・変更後とも同一内容であることが必要です。

事業場ごとに就業規則変更届を提出する手間を減らせる点がメリットです。

一括届出制度を利用する際に必要な書類は、以下のとおりです。

• 就業規則変更届
• 変更後の就業規則（本社用および各事業場分）
• 各事業場の従業員代表（または労働組合）の意見書
• 就業規則本社一括届出対象事業場一覧表

参考：就業規則 一括届出制度 (PDF形式)(1.36MB)（東京労働局サイト「就業規則 一括届出制度」へ遷移します。）
参考：就業規則（変更）届　（本社一括届出）（e-Gov電子申請サイトへ遷移します。）

就業規則変更届の提出方法ごとのメリット・必要物・注意点は、以下のとおりです。

就業規則変更届は、事業場を管轄する労働基準監督署の窓口へ直接持参することで提出できます。その際、必要書類を2部ずつ用意しましょう。

書類内容に不備があればすぐに修正できる点がメリットです。ただし、受付時間内に来署する必要があり、事業場から監督署までの移動時間や交通費がかかる点には注意が必要です。

初めて届出を行う場合や、書類に不安がある場合は窓口提出が適しています。

就業規則変更届を郵送で提出する方法は、労働基準監督署へ出向く時間を確保できない場合に便利な方法です。必要書類を封入して送付するだけで手続きできるのがメリットです。

封筒には、必要書類（2部ずつ）に加え、返信用封筒（切手貼付）を同封します。

ただし、書類に不備があると郵送でやり取りを行うことになり、手続きが完了するまで時間がかかる可能性があります。郵送事故への備えとして、特定記録やレターパックなど、送付記録を確認できる方法を利用すると安心です。

電子申請は、「e-Gov電子申請」を利用してオンラインで届出を行う方法です。必要な利用環境を整えれば、原則として24時間365日オンラインで申請でき、労働基準監督署へ出向く必要がありません。

事前に電子申請の利用環境を整え、必要書類を電子データで準備する必要があります。入力内容や添付ファイルに不備があると再提出が必要になるため、送信前に内容を十分確認しましょう。

就業規則を変更する際は、単に内容を修正するだけでは手続きは完了しません。労働基準法では、就業規則の変更案を作成した後、労働者代表から意見を聴取し、必要書類を添えて労働基準監督署へ届け出ることが義務付けられています。

また、届出後は変更した就業規則を従業員へ周知しなければなりません。いずれかの手続きを省略すると法令違反となるおそれがあるため、正しい流れを理解し、順番に進めることが重要です。

1. 就業規則の変更案を作成する
2. 労働者から意見を聴取し書類を作成する
3. 労働基準監督署に就業規則変更届を提出する
4. 変更後の就業規則を従業員に周知する

まずは、法改正や社内制度の見直しに合わせて就業規則の変更案を作成します。変更内容が労働基準法やその他の労働関係法令に適合しているかを確認する必要があります。

変更案が完成したら、過半数労働組合がある場合はその労働組合、ない場合は労働者の過半数を代表する者から意見を聴取します。その内容を記載した意見書を作成し、就業規則変更届に添付します。

意見書の準備ができたら、就業規則変更届と意見書をあわせて、事業場を管轄する労働基準監督署に提出します。

変更後の就業規則は、労働基準監督署への届出とあわせて、施行時期を踏まえて従業員に周知します。労働基準法第106条では、就業規則を労働者がいつでも確認できる状態にしておくことが義務付けられています。

具体的には、以下のような周知方法があります。

• 各作業場の見やすい場所への掲示・備付け
• 書面の交付
• 労働者が常時確認できる社内イントラネットなどへの掲載

労働者が常に確認できる状態を維持することが、重要なポイントです。届出だけでは法的義務を果たしたことにはならないため、従業員へ確実に周知し、内容を確認できる環境を整えることが重要です。

就業規則変更届を作成する際の注意点は、以下のとおりです。

• 変更内容が少なくても提出する
• 変更内容が多い場合は、新旧対照表を作成する
• 就業規則を変更したらすぐに届出を行う

変更箇所が多い場合や改定内容が複雑な場合は、新旧対照表を作成して添付することをおすすめします。新旧対照表は法律上必須の書類ではありませんが、変更前後の内容を比較しやすくなるため、労働基準監督署での確認が円滑になります。

フォーマットの「主な変更事項」欄に記載できない場合は、「別紙参照」のように記載しましょう。

新旧対照表の作成が難しい場合は、変更後の就業規則一式を提出することも可能です。「主な変更事項」欄には「全面改訂」などと記載し、変更後の就業規則を添付して提出します。

変更箇所が多い場合や改定内容が複雑な場合は、新旧対照表を作成して添付することをおすすめします。新旧対照表は法律上必須の書類ではありませんが、変更前後の内容を比較しやすくなるため、労働基準監督署での確認が円滑になります。

フォーマットの「主な変更事項」欄に記載できない場合は、「別紙参照」のように記載しましょう。

新旧対照表の作成が難しい場合は、変更後の就業規則一式を提出することも可能です。「主な変更事項」欄には「全面改訂」などと記載し、変更後の就業規則を添付して提出します。

就業規則を変更した場合は、できるだけ速やかに労働基準監督署へ就業規則変更届を提出しましょう。労働基準法では明確な提出期限は定められていませんが、変更後は遅滞なく届出を行うことが求められます。

届出を後回しにすると、法令違反と判断され、罰則が科される可能性があります。

就業規則の変更後に届出を行わなかった場合、労働基準法第120条に基づき、30万円以下の罰金が科される可能性があります。届出義務の対象は、常時10人以上の労働者を使用する事業場です。また、届出を怠るだけでなく、就業規則を従業員へ周知していない場合も労働基準法違反となるおそれがあります。

届出義務違反とは別に、就業規則が適切に周知されていない場合には、その効力が問題となることがあり、企業にとって不利益となるケースもあるでしょう。法令違反やトラブルを防ぐためにも、就業規則を変更した際は、速やかに届出と周知を行うことが重要です。

参考：労働基準法 第120条（e-Gov 法令検索サイトへ遷移します。）

就業規則を変更した場合、常時10人以上の労働者を使用する事業場では、所轄の労働基準監督署へ就業規則変更届の提出が必要です。変更後の就業規則に加え、過半数労働組合または過半数代表者の意見書を準備し、窓口・郵送・電子申請などで速やかに提出しましょう。

就業規則の変更や届出業務は、法令に沿った正確な対応が求められるため、人事・労務担当者の大きな負担となります。Generalistは、人事情報や勤怠管理、給与計算、各種申請などを一元管理できる人事労務システムです。業務の効率化だけでなく、法改正への対応や書類作成の負担軽減にも役立ちます。

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