年次有給休暇管理簿とは？
書き方・保存期間・作成のポイントを解説

年次有給休暇管理簿とは、従業員ごとの年次有給休暇の取得状況を管理するための法定帳簿です。

2019年4月の働き方改革関連法の施行に伴い、企業は対象となる労働者ごとに「基準日」「取得した日（時季）」「取得日数」を記載した年次有給休暇管理簿を作成することが義務付けられました。また、当該有給休暇を与えた期間中および当該期間の満了後5年間（当分の間、3年間）保存しなければなりません。

適切に作成・管理することで、有給休暇の取得状況を正確に把握でき、法令遵守や労務管理の効率化につながります。

参考：年５日の年次有給休暇の確実な取得 (PDF形式)(1.54MB)（厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署サイトへ遷移します。）

年次有給休暇管理簿を作成する目的は、従業員ごとの年次有給休暇の付与日数や取得状況を正確に把握し、労働基準法で定められた年5日の年次有給休暇取得確保義務を適切に運用するためです。

管理簿を作成することで、有給休暇の取得漏れや管理ミスを防ぎ、法令遵守の状況を示す資料として活用できます。

また、従業員の休暇取得状況を可視化することで、計画的な人員配置や業務調整がしやすくなり、有給休暇を取得しやすい職場環境づくりにも役立ちます。

参考：年次有給休暇（厚生労働省サイトへ遷移します。）

年次有給休暇管理簿を作る必要があるのは、年間10日以上の有給休暇が付与される従業員全員です。正社員だけでなく、管理監督者、派遣社員、契約社員やパート・アルバイトも対象です。

パートやアルバイトのように勤務日数が少ない人には、働く日数に応じて休暇の日数が比例的に付与されます。休暇日数が10日以上になった時点で、パートやアルバイトも年次有給休暇管理簿の作成が必要です。

以下の表に、所定労働日数が少ない従業員の年休付与日数をまとめています。また、背景色で色付けしている部分に該当する従業員が年次有給休暇管理簿の作成対象になります。

※週以外の期間によって労働日数が定められている場合

参考：年次有給休暇の付与日数は法律で決まっています (PDF形式)(1.03MB)（厚生労働省サイト「年次有給休暇の付与日数は法律で決まっています」へ遷移します。）

年次有給休暇管理簿には、労働者ごとに「基準日」「取得日（取得時季）」「取得日数」の3項目を記載します。 様式に決まりはありませんが、これらの必要事項を記載し、取得状況を正確に管理することが重要です。

基準日とは、労働者に年次有給休暇が付与される日のことです。一般的には入社から6ヶ月継続勤務し、一定の出勤率を満たした日に初回の有給休暇が付与され、その後は原則として1年ごとに付与されます。

年次有給休暇管理簿には、この付与日を正確に記載する必要があります。基準日は年5日の取得義務の起算日にもなるため、誤りがないよう管理することが重要です。

取得日数には、労働者が実際に取得した年次有給休暇の日数を記載します。1日単位だけでなく、半日単位や時間単位の年次有給休暇も、取得実績に応じて管理します。

取得日数を正確に記録することで、残日数を把握しやすくなり、年5日の取得義務の管理や計画的な休暇取得にも役立つでしょう。

取得時季とは、労働者が年次有給休暇を取得した日（時季）のことです。年次有給休暇管理簿には、有給休暇を取得した日を漏れなく記録します。計画年休や使用者による時季指定で取得した場合も、実際に取得した日付を記載する必要があります。

引用：年５日の年次有給休暇の確実な取得 (PDF形式)(1.54MB)（厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署サイトへ遷移します。）

年次有給休暇管理簿に記載する項目の例は以下の通りです。

• 氏名
• 基準日
• 付与日数
• 取得日（取得時季）
• 取得日数
• 残日数

法令で定められている記載事項は「基準日」「取得時季」「取得日数」ですが、残日数なども併せて管理すると実務上便利です。

年次有給休暇管理簿は、労働基準法施行規則により5年間（当分の間、3年間）保存することが義務付けられています。年休を与えた期間中及び当該期間の満了後5年間（当分の間、3年間）保存する必要があります。

労働基準監督署の調査で管理簿の提示や内容の確認を求められた際、必要な情報を直ちに表示・出力できるようにシステム上で管理するのも良いでしょう。

参考：労働基準法施行規則 第24条の7（e-Gov法令検索サイトへ遷移します。）

年次有給休暇管理簿の作成方法に決まりはなく、自社の運用に合わせて管理することが可能です。手書きで作成する方法のほか、Excelを利用する企業もあります。

ここでは、年次有給休暇管理簿の4つの作成方法について、解説していきます。

• 手書きで作成する
• Excelで作成する
• 厚生労働省のテンプレートを活用する
• 勤怠管理システムを使う

手書きで年次有給休暇管理簿を作成する方法は、従業員数が少ない企業や個人事業主に適しています。専用の様式を用意して、必要事項を記入すれば問題ありません。

ただし、すべてを手作業で記入するため書く手間がかかり、転記ミスや計算ミスが起こりやすいです。従業員数が増えると管理負担が大きくなるため、定期的な確認と更新が欠かせません。

Excelを利用すれば、年次有給休暇管理簿を効率的に作成・管理できます。関数を活用して取得日数や残日数を自動計算できるため、手書きよりもミスを減らせます。

また、従業員ごとにシートを分けたり一覧表で管理したりと、自社に合わせた様式を作成できる点もメリットです。ただし、入力漏れやファイル管理には注意が必要です。

厚生労働省では、年次有給休暇管理簿の参考様式を公開しています。法令で必要とされる記載事項を満たしたフォーマットのため、初めて作成する場合でも安心して利用できます。自社の運用に合わせて項目を追加することも可能です。

様式に決まりはありませんが、法令に沿った管理を行いたい場合は、公的機関が提供するテンプレートを活用するとよいでしょう。 

参考：年次有給休暇管理簿 (PDF形式)(35KB)（厚生労働省サイト「年次有給休暇管理簿」へ遷移します。）
参考：記入例 (PDF形式)(15KB)（厚生労働省サイト「記入例」へ遷移します。

勤怠管理システムを導入すれば、年次有給休暇管理簿を自動で作成・更新できます。有給休暇の付与日や取得日数、残日数をリアルタイムで管理できるため、入力ミスや管理漏れを防止できます。

また、年5日の取得義務の対象者を自動で把握できる機能を備えたシステムもあり、労務担当者の負担軽減や法令遵守につながる点が大きなメリットです。

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年次有給休暇管理簿の作成・保存は法律で義務付けられていますが、管理簿を作成・保存していないことに対する直接の罰則は定められていません。

ただし、労働基準監督署の調査で管理簿の提出を求められた際に適切な管理が行われていない場合は、是正指導の対象となる可能性があります。そのため、管理簿を適切に作成・保存し、有給休暇の取得状況を正確に把握しておくことが重要です。

参考：年5日の年次有給休暇の確実な取得 (PDF形式)(1.54MB)（厚生労働省サイトへ遷移します。）

年次有給休暇に関する主な罰則は、企業が労働基準法で定められた義務に違反した場合に適用されます。

主な罰則は、以下のとおりです。

参考：年5日の年次有給休暇の確実な取得 (PDF形式)(1.54MB)（厚生労働省サイトへ遷移します。）
参考：労働基準法（e-Gov 法令検索サイトへ遷移します。）
 

年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に対し、基準日から1年間で5日の有給休暇を取得させなかった場合には、対象となる労働者1人につき30万円以下の罰金が科される可能性があります。

また、労働者が請求した時季に正当な理由なく年次有給休暇を与えなかった場合や、年5日の時季指定制度を導入しているにもかかわらず、その内容を就業規則へ記載していない場合にも罰則の対象となることがあります。

年次有給休暇管理簿を作成する際は、以下のポイントに気をつけることが大切です。

• 記載ミスがないようにする
• 基準日を統一すると管理しやすくなる
• 労働者名簿・賃金台帳と一緒に作成する

年次有給休暇管理簿は、法令で作成・保存が義務付けられている帳簿のため、記載ミスや入力漏れがないよう注意しましょう。特に「基準日」「取得時季」「取得日数」に誤りがあると有給休暇の残日数や年5日の取得義務の管理にも影響します。

有給休暇を付与・取得するたびに管理簿を更新し、勤怠データや給与システムと定期的に照合することで、入力漏れや計算ミスを防止できます。

基準日を統一すれば、有給休暇の付与日や取得義務の管理時期をまとめられるため、労務担当者の負担を軽減できます。ただし、基準日を変更する場合は、従業員に不利益が生じないよう法令に沿って運用することが重要です。

年次有給休暇管理簿は、労働者名簿や賃金台帳とは別様式で作成する必要はありません。必要事項を満たしていれば、労働者名簿や賃金台帳と一体で管理できます。 

一元管理することで、従業員情報や勤怠・給与データとの照合がしやすくなり、更新漏れや記載ミスの防止にもつながるでしょう。特に勤怠管理システムを導入している企業では、労務管理の効率化が期待できます。

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人事・給与データとの連携によって管理業務の負担を大幅に軽減できます。紙やExcelによる管理で起こりやすい入力ミスや更新漏れを防ぎ、業務効率化とコンプライアンス強化を同時に実現できる点も大きな魅力です。

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