知財に特化したパッケージでは対応できない業務から効率化を実現
柔軟なカスタマイズと継続的な機能拡大を可能にする「知財管理サービス」

　2017年に特許出願の数だけでなく、発明の質もきちんと評価すべきだという機運が高まり、管理項目として発明の質と評価の数値化が求められることに。「日程管理や特許ミーティングの議事録管理だけでも負担が大きいなかで、新たに質の数値化を管理し、社内全体で運用できるようにする環境づくりが求められたのです」と間瀬氏。

　同室 平野つた江氏は当時の状況について「議事録の確認、案件の進捗確認など求める情報ごとに別のツールを使わなくてはならず、統合的に情報を確認できる環境が望まれました。また、長年使っていたビジネスツールをバージョンアップする必要もあり、他のソリューションに刷新すべきタイミングだったのです」と説明する。

　そこで各社のソリューションを比較検討する中で東芝が提供する知財管理サービスと出会った。

　最初に同社が求めていた機能は、特許ミーティングの議事録や発明に関する質の評価、日程調整や発明に至るフローも含めた案件管理ができることだった。将来的には各社が運用している出願の仕組みとの連携も含め、審査請求や公報との紐づけなど一般的な知財業務にまで拡張できることを念頭に模索したという。「知財業務に特化した製品の場合、出願管理や年金管理などの機能はパッケージとして備わっていますが、特許ミーティングに関連した情報管理はオプションとして別途カスタマイズして実装する必要があるものばかり。コスト的にも見合うものがなかなかみつかりませんでした」と間瀬氏。

　「東芝の知財管理サービスは必要なものを1つずつ議論しながら構築できる点が大きな魅力でした。価格的にも他社品製品とは大きな差があり、大変驚きました」と間瀬氏は当時の衝撃を語る。平野氏も「以前はデータを持っているのは私一人だったため、問い合わせ対応が多く、手間がかかりました。知財管理サービスを採用したことで、発明者自身が同じ情報を確認できるようになり、とても助かっています」と評価する。

　また、クラウドサービスを利用するにあたり、デンソーの厳しいセキュリティ基準に合致しているかどうかの厳格なチェックが求められた。「我々は特許のプロですが、セキュリティのプロではありません。そこで東芝側に相談したところ、セキュリティ条件に関するアドバイスも含め、厳しいチェック項目に真摯に対応してくれました。当時社内でも先陣を切った画期的なクラウドサービス活用でしたが、安心してきちんと運用できる環境づくりができたのは東芝のおかげです」と間瀬氏。充実した支援体制も選択のポイントだったという。

　そして、同社への提案アプローチの際に”誰が来たのか”という点も大きな選定要素の1つだったと間瀬氏は力説する。「他社の場合は通常は営業担当だけが来社されるため、用件を伝えても社内に持ち帰って検討するという流れになりがちです。東芝の場合、営業担当はもちろん、知財業務に詳しく、ソリューションそのものをハンドリングできるエンジニアが当初から同席し、疑問点にもすぐに答えてくれました。その結果、意思疎通も早く、実現のイメージがその場でできたのは大きなポイントでした」。

　その結果、特許ミーティングに関わる各種業務を統合的に管理するソリューションとして、東芝の知財管理サービスが選ばれた。

　2018年の導入後は、段階的に機能を追加し、少人数でも運用できる環境が整備されてきた。従来は紙で運用していたトヨタ自動車との出願への手続きも、知財管理サービス内で行えるようになり、デンソーが持つ特許管理システムとの連携も実現した。「最初にプランを出し、相談しながら環境を整備してもらい、運用の中でより良いものに練り直していく。柔軟性のある仕組みだからこそ、PDCAを回しながらシステムの完成度を上げていけるのです」と間瀬氏は高く評価する。

　同社が構築した仕組みの特長は、特許ミーティング時に判断した質の評価が、あらゆる機能に紐づけられるようにした点だ。「審査請求時においては、特許ミーティングで評価した質を基準に再考すべき指針をシステム側から発明者に提示し、適正な審査請求ができるように支援する機能が備わっています。第2国出願検討や年金維持検討についても、同様に発明の質を基準に要否判断の指針を提示されます。また、検討者へ通知するメール文も指針にあわせて自動変更される機能なども大変役立っています」と間瀬氏は説明する。

　東芝の知財管理サービスを活用し、同社が描く理想的な知財業務の環境を整備したことで、「一番のメリットは、できなかったことができるようになったこと」と間瀬氏は力説する。「発明に関する質の評価を各機能に紐づけるなど、やりたかったことが実現できたのが何よりも大きい。全社一丸となった知財活動の支援ツールとして作り上げることができました」。ただし、自由度が高い知財管理サービスだけに、自分たちが知財業務のあるべき姿を明確に意識できているかどうかが最適な仕組み作りには欠かせないと指摘する。

　東芝に対しては、定期的に拡張を続けていく過程で、課題解決に向けてしっかりとした提案をしてくれると評価する。「東芝の知財管理サービスは注文住宅のように必要なものを追加していける点が大きな魅力です。以前は表計算ソフトのマクロを駆使して個人別発明件数などを集計していましたが、新たな機能では検索するだけで済むようになりました。難易度の高い要望にも真剣に対応し、使いやすい仕組みに仕上げてくれています」と平野氏。細かいカスタマイズを可能にするのは、知財業務に精通した東芝ならではのノウハウがあったからこそだと間瀬氏の信頼も厚い。

　知財管理サービスで情報共有が進み、情報管理の質向上にもつながった。「発明者も含めて全員が同じ情報を共有でき、齟齬が起きなくなりました。発明者が自分の特許情報を見て、万一間違いがあれば指摘してくれる。正しい情報で正しく処理できるようになりました。また、出願番号さえ入れておけば公開番号や登録番号などが自動補完されるのもとても便利です」と平野氏は使い勝手の良さを評価する。ボタン一つで情報が取得できるので、以前のように検索して情報を探し出し、メールに添付するような手間も一切なくなったという。

この記事の内容は2021年3月に取材した内容を元に構成しています。
記事内における数値データ、社名、組織名、役職などは取材時のものです。