ワークフローの「差し戻し」も標準機能で実現
知財業務を一元化し、柔軟な作り込みができる東芝の「知財管理サービス」

　同社が利用していた既存の知財管理システムには様々な業務上の課題が顕在化していたと語るのは同グループ 係長 樋江井 理子氏だ。「知財管理システムと社内の汎用的なワークフローの仕組みが連携しておらず、特許データに関連したフローを実行するたびにデータを入力せざるを得ませんでした。専任担当者が必要になるほど煩雑な業務となっていたのです」と当時を振り返る。

　また、特許出願の進捗状況などの問合せに効率的に対応するため、技術者にもシンプルに情報開示できる環境が求められていた。「当時運用していたシステムでは、技術者用の画面も知財管理者と同じもので、技術者に必要な情報のみを簡易的に提供できるインターフェースではなかったのです」と樋江井氏。

　さらに、別途表計算ソフトで案件の工程管理をする一方で加えて手書きのノート台帳を作らざるを得ず、情報が分散管理されていた。「当時のシステムでは手続き完了日などは管理できましたが、手続きに至るプロセスを管理したくとも簡単に項目が追加できないため、表計算ソフトと手書きのノート台帳を併用して管理せざるを得なかったのです」と同グループ サブリーダー 高橋 健一郎氏も当時の状況を振り返る。「個別のツールで管理してしまうと状況が把握しづらくなり、チーム全体の業務が見えにくくなっていました」と同グループ リーダー 松本 崇氏は語る。

　そんな折、既存システムのバージョンアップのタイミングが近づき、課題となっていたワークフローとの連携も含めて管理システム全体の見直しを図り、新たな環境を模索することになった。

　東芝の知財管理サービスの導入で特筆すべき点は、標準機能だけでワークフロー的な運用が実現できたことだ。
　「業務に慣れていないメンバーでも、フォルダ体系で業務フローを組み立てられるため、自分の作業範囲を把握しやすい」と樋江井氏。松本氏も「業務手順書は作成するだけでも時間がかかりますが、業務フローがフォルダ体系で構築できるため、通知のメールを見れば次にやるべきことがわかるようになっている。手順書を作らずとも運用できるのはありがたい」と評価する。

　以前は年間500件ほどのワークフローの運用に約250時間かかっていた。しかし、東芝の知財管理サービスに切り替えたことで、今では1件あたりわずか数分で対応できるようになり、10分の1ほどにまで作業時間を短縮することができた。さらにはワークフローを利用する審査者への通知もシステムから定期的に設定した時刻に自動送信されるため、日々のメール件数が多い審査者でも目につきやすく、忘れ防止につながり、短期間でワークフローを回収できるようになった。「以前は、ワークフローの進捗、結果の共有も紙で行われており、データ化されていませんでした。ワークフローの情報が共有化できたことをきっかけに、分散していたノート台帳や個別の管理表などの情報もすべて東芝の知財管理サービスで共有化することで、ペーパーレスで業務ができるようになり、コロナ渦の折、テレワークへの移行もスムーズでした」と樋江井氏は高く評価する。